Een ontslaggesprek voeren in 5 fasen

Een ontslaggesprek voeren vraagt een goede voorbereiding. Het voeren van een ontslaggesprek moet worden gestructureerd aan de hand van een vijftal fases. Uitleg over deze fasen krijgt u hieronder.

Een ontslaggesprek voeren in 5 fasen

FASE 1: breng de boodschap duidelijk over

De eerste stap bij het voeren van een ontslaggesprek is het duidelijk overbrengen van de boodschap. Dit wordt het best meteen medegedeeld op een korte en krachtige manier. Hierbij is twijfel, langzaam tot het punt komen, mooier voorstellen dan dat het is en naar een conclusie toewerken uitgesloten.

FASE 2: vang de werknemer op

In de tweede fase van het ontslaggesprek is het zaak de werknemer op te vangen. De ontslagen werknemer moet de kans krijgen om stoom af te blazen, te ventileren en boos te worden. U laat de werknemer dus voornamelijk praten en u toont medeleven, geeft aan dat u zult helpen in de mate van het mogelijke en gaat zeker niet in op verwijten. Discussie moet ten alle tijden worden vermeden want het ontslag staat vast en de zojuist ontslagen werknemer zal vaak te geëmotioneerd zijn om een redelijk gesprek te voeren.

FASE 3: meld de reden van het ontslag

Hier meldt u de reden van het ontslag. Hierbij is het belangrijk dat er bij feiten wordt gebleven die u, indien gewenst, kan toelichten. Speel hierbij altijd de bal in plaats van de man. Ook in deze fase moet een te diepgaande discussie worden vermeden. Daarvoor is nog genoeg tijd in een vervolggesprek al zou dat niets mogen veranderen aan de beslissing. Dit is de derde fase bij het voeren van een ontslaggesprek

FASE 4: rond het gesprek af

In de vierde fase moet het gesprek worden afgerond. Voordat het gesprek definitief wordt afgerond dienen er wel afspraken te worden gemaakt voor zaken op korte termijn. Denk hierbij aan het werk blijven totdat het ontslag definitief wordt, wordt de ontslagen werknemer per direct op non-actief gezet, wat moet er gebeuren met de bedrijfseigendommen en moeten de collega’s worden geïnformeerd. Dit impliceert overigens niet dat er niets meer te zeggen valt noch dat de werknemer niet meer moet worden opgevangen. Integendeel, maar dat wordt het beste in een vervolggesprek besproken net als te volgen procedure en de financiële zaken. Eventueel kan de organisatie zelfs een advocaat aanbieden die de zaken van de ontslagen werknemer gaat behartigen.

FASE 5: nazorg

De vijfde en laatste fase is nazorg. Ook als het dienstverband inmiddels is beëindigd, is het vaak goed om later nog eens contact op te nemen. Gewoon om te vragen hoe het gaat, of er al een nieuwe baan in zicht is. Wellicht heeft u een vacature gezien waar de voormalige medewerker geschikt voor zou zijn. Op deze manier toont u en de organisatie oprechte betrokkenheid en dat zal in de meeste gevallen gewaardeerd worden. Zo kan het gebeuren dat deze medewerker, ook al is hij ontslagen wegens bijvoorbeeld een reorganisatie, toch positief terugkijkt op zijn baan en u als werkgever. Het is zelfs mogelijk dat hij zich als ambassadeur van het bedrijf gaat gedragen. Betere reclame kan de organisatie niet hebben, en het houdt de weg vrij voor de medewerker ooit weer terug te keren als er weer vacatures zijn. 22% van de vertrokken medewerkers wenst ooit nog terug te keren. In de literatuur wordt dit boomerang recruitment genoemd.

Een ontslaggesprek voeren is niet eenvoudig. De fasen helpen u bij het voeren van het ontslaggesprek. Elke stap is hierbij belangrijk.