Een ontslaggesprek voorbereiden in 5 stappen

Een ontslaggesprek voorbereiden: waar moet u beginnen en waar moet u rekening mee houden? Inmiddels weet u wie het ontslaggesprek het beste voert. Hieronder leest u hoe u het ontslaggesprek voorbereidt. 

Een ontslaggesprek voorbereiden in 5 stappen

1. Inventariseer alle noodzakelijke informatie

De basis van een goede voorbereiding ligt bij een compleet dossier. Het dossier waarin alle gesprekken en gebeurtenissen ten aanzien van de medewerker schriftelijk zijn vastgelegd. Een voorbeeld is het verslag van het functioneringsgesprek. De eerste stap bij het ontslaggesprek voorbereiden is dus alle noodzakelijke informatie inventariseren.

2. Lijst alle argumenten op

De tweede stap bij het voorbereiden van het ontslaggesprek is het opsommen van alle argumenten om iemand te ontslaan. Iemand wordt om één of meerdere redenen ontslagen. Voordat u het gesprek gaat voeren is het belangrijk te weten wat deze argumenten zijn. Tijdens het gesprek zal u zich echter beperken tot maximaal 3 kwantificeerbare en objectief aantoonbare redenen. Een overvloed werkt namelijk contraproductief en verlaagt de acceptatie.

Daarnaast is het ook aangewezen om de positieve eigenschappen van de ontslagkrijger te inventariseren zodat u kan anticiperen op tegenargumenten enerzijds en anderzijds de ontslagkrijger kan helpen met het uitkiezen van een nieuwe route.

3. Denk na over de juridische, financiële en praktische (pijn)punten

Voor het ontslaggesprek moeten de juridische en financiële consequenties die het ontslag voor de medewerker zal hebben duidelijk zijn. Om dergelijke regelingen helder in kaart te brengen binnen de mate van het mogelijke kan er hier, indien nodig, beroep worden gedaan op een specialist ter plaatse bijvoorbeeld een jurist. Behalve de juridische en financiële regelingen waar over nagedacht moet worden, bestaan er ook een heleboel praktische zaken waar u best aan denkt.

Enkele voorbeelden:

  • Beschikt de ontslagkrijger over een (lease)wagen? Hoe en wanneer moet deze worden overgedragen?
  • Beschikt de ontslagkrijger over een creditcard op naam van de organisatie? Of over een parkeerkaart?
  • Heeft de ontslagkrijger nog apparatuur of eigendommen van de organisatie thuis (computer, bedrijfskleding, literatuur)?
  • Heeft de ontslagkrijger sleutels van (delen van) gebouwen, kamers of kasten in zijn bezit? Of een toegangspas?
  • Heeft de ontslagkrijger toegang tot computers, bijvoorbeeld in de vorm van codes of paswoorden?

Dit is de derde stap bij het voorbereiden van het ontslaggesprek.

4. Denk na over periode na de ontslagaanzegging

Naast de praktische zaken moet u in samenspraak met het management van de organisatie en de lijnmanager ook nadenken over hetgeen de organisatie wil doen met de resterende periode. In de meeste gevallen resteren er namelijk nog enkele weken voordat de arbeidsrelatie daadwerkelijk eindigt. Hoe moeten deze dagen, weken, maanden worden ingevuld rekening houdend met het belang van de toekomst van de ontslagen werknemer? Denk hierbij aan:

  • afronding of overdracht van lopende projecten;
  • overdracht van accounts;
  • inwerken van de (nieuwe) medewerker die het takenpakket van de ontslagkrijger geheel of gedeeltelijk moet gaan overnemen.

Los van de invulling moet de organisatie ook nadenken over het al dan niet aanbieden van hulp aan de ontslagen medewerker. Denk hierbij aan outplacement, een ander vorm van bemiddeling of het geven van sollicitatietijd.

5. Beeld in hoe de betrokkene zal reageren

De vijfde en laatste bij het ontslaggesprek voorbereiden is wellicht de moeilijkste. Iedereen reageert anders op ‘slecht’ nieuws. Dit maakt het anticiperen op de reactie van de betrokkene er voor u niet makkelijker op. Niettemin zijn er een aantal aanknopingspunten waar u gebruik van kunt maken. Bijvoorbeeld: wat zullen de financiële gevolgen voor de persoon in kwestie zijn?

Het ontslaggesprek voorbereiden vraagt tijd. Neem dan ook uw tijd bij het doorlopen van de 5 stappen.